Preguntas frecuentes sobre VINDEX
Respuestas breves sobre qué es VINDEX, cómo funciona y cómo se contrata.
¿Qué es VINDEX?
VINDEX es una plataforma web de gestión documental y control de vencimientos para empresas, desarrollada en Costa Rica. Recibe documentos desde el correo o por subida manual, los ordena por categoría y avisa antes de que venza un permiso, una póliza o un contrato.
¿Para qué tipo de empresas sirve VINDEX?
VINDEX sirve a empresas que manejan muchos documentos con fecha de vencimiento o muchas facturas de proveedores. Hoy lo usan empresas de maquinaria y vehículos, entre otras, y se adapta a hotelería, construcción, transporte, servicios de tecnología, comercio, clínicas, centros educativos y municipalidades.
¿Cómo ingresan los documentos a VINDEX?
Hay dos vías. VINDEX puede revisar un buzón de correo de la empresa y procesar solo los adjuntos que llegan, o una persona puede subir el archivo a mano. Se aceptan PDF, Word, Excel, JPG y PNG de hasta 20 MB; un documento escaneado se sube como PDF o imagen.
¿Qué es el OCR y cómo lo usa VINDEX?
OCR es el reconocimiento óptico de caracteres: convierte en texto lo que aparece en una imagen o en un PDF escaneado. VINDEX lo usa para leer los documentos que ingresan, extraer datos como el proveedor o las fechas y sugerir su categoría.
¿Cómo funcionan las alertas de vencimiento?
Cada documento puede tener una fecha de vencimiento. VINDEX avisa por correo y dentro de la plataforma a los 90, 60, 30, 15 y 7 días, y el mismo día. También hay alertas para el seguro, la inspección, el impuesto y el mantenimiento de cada activo.
¿VINDEX lee las facturas electrónicas de Hacienda?
Sí. VINDEX lee el XML de las facturas electrónicas costarricenses (emisor, cédula, consecutivo, clave, fecha, moneda y total), lo asocia con su PDF y con la respuesta de Hacienda, y las archiva por proveedor. VINDEX no emite facturas ni reemplaza el sistema contable.
¿Se puede limitar lo que ve cada usuario?
Sí. Cada persona tiene su propio usuario con rol de administrador, supervisor o usuario, y la empresa decide qué módulos se habilitan. Un usuario también puede quedar restringido a ver solo sus propios documentos, por ejemplo las facturas de su buzón.
¿VINDEX funciona para varias empresas o entidades legales?
Cada empresa trabaja en su propio subdominio, con sus datos separados de las demás. Dentro de una empresa se pueden registrar varias entidades legales con sus representantes y llevar los recordatorios de sus personerías jurídicas.
¿Dónde se alojan los datos de VINDEX?
VINDEX funciona en un servidor en la nube de Amazon Web Services (AWS). Se accede desde el navegador por una conexión cifrada (HTTPS), sin instalar programas.
¿Qué medidas de seguridad tiene VINDEX?
Usuarios individuales con roles, restricción por titular, bloqueo temporal de la cuenta tras varios intentos fallidos y conexión cifrada. Además, la bitácora de auditoría registra quién hizo cada acción, cuándo y desde qué dirección IP.
¿Cuánto cuesta VINDEX?
VINDEX se cotiza a la medida según el número de usuarios, los módulos y el volumen de documentos. Solicite una demostración y le preparamos una propuesta.
¿Cómo empiezo a usar VINDEX?
Solicite una demostración desde la página de contacto, por correo a hola@vindexcr.com o por WhatsApp. En la demostración revisamos sus documentos y procesos, y con eso configuramos las categorías y los avisos de su empresa.
¿Tiene otra pregunta? Escríbanos.